La communication avec vos membres concernant les matchs et les entrainements n’est pas simple ? Voici une solution qui pourrait vous sauver …

Il n’est pas rare qu’un responsable d’association sportive, ou un entraineur, ait des difficultés à joindre « ses » licenciés, que ce soit pour un entrainement régulier, spécifique, un stage, un match, ou tout autre évènement de la vie d’une association, ou d’une équipe.

Très souvent, cela se transforme en soirée « phoning », en campagne de mail, voire même en prise de contact sur Facebook par MP ou au sein d’un groupe privé.

Certains d’entre vous ont trouvé des solutions plus ou moins efficaces (parmi celles mentionnées précédemment ou non), d’autres cherchent toujours … Nous leurs souhaitons bon courage dans cette « quête ».

 

Nous avons trouvé un site qui pourrait répondre à votre besoin (Et oui, parfois on bosse sérieusement pour vous !).

Le site, yentrainement.fr a été conçu par des personnes rencontrant les même difficultés que vous. Il est donc adapté à cette problématique.

 

Dans ce site, vous devrez créer des groupes, par exemple l’équipe Sénior des Babars Riant évoluant en Football Américain, cette équipe n’étant qu’une section au sein d’une association, association évoluant dans les trois disciplines (FA, Flag, Cheer) et comportant plusieurs sections (Seniors, Juniors etc ) dans chacune d’entre elles.

Vous l’aurez compris, le seul « bémol » de ce site est ce … « compartimentage » … qui doit être fait entre chacune de vos sections lors de la création des groupes sur celui-ci.

 

De quelle façon ce site va-t-il vous simplifier la vie ?

Tout simplement grâce aux mails automatiques qui sont générés par le site lors de chaque publication de nouveaux messages et/ou événements. De plus un mail récapitulatif hebdomadaire est généré à destination de tous les membres du groupe.

Pour finir, les membres peuvent s’inscrire absent ou présent à chaque évènement (un évènement est un entrainement, un match ou toutes autres rubriques que vous aurez créé).

 

NB :

Pour que ce site soit efficacement utilisé, il vous faudra un peu de temps pour le paramétrage (temps qui sera vite rentabilisé par celui que vous gagnerez par la suite), ainsi qu’une adresse mail valide pour chaque personne que vous souhaiterez intégrer dans les groupes.

 

Nous vous proposons de vous accompagner sur les premières étapes de créations de votre groupe.

Commençons, par inscrire une équipe.

« Etape 1, Choisir le sport. »

Les principaux sports d’équipes sont disponibles, Rugby, Soccer, Volley etc … Le Football Américain, le Flag et le Cheerleading, sont donc bien sûr absents. MAIS l’outil est bien conçu, il est possible de créer ce qui nous sera utile.

Je clique donc sur Autre sport

« Etape 2, Choisir votre type d’équipe. »

Là encore, plusieurs choix sont possibles : Équipe Junior, Amateur, Corpo ou Autre groupe

Pour mon exemple, je sélectionne Équipe Amateur.

« Etape 3, Sexe. »

Vous l’aurez deviné, il y a trois choix : Homme, Femme ou Mixte.

Je sélectionne Homme.

« Etape 4, Nom de l’équipe. »

Cette étape est très importante, car c’est ce nom qui servira ensuite lorsque vos membres rechercherons le groupe dans le moteur du site. Il est donc impératif qu’il soit Clair, Précis et Concis.

Dans le cas d’un groupe Sénior d’une association sportive, il est possible que vous ayez du Football Américain, du Flag et du Cheerleading (Cherdancing, Stunt etc etc).

Je crée donc un groupe dont le nom aura la structure suivante : Nom d’équipe (Babars Riant), Discipline (Football Américain), Catégorie (Sénior).

Ce qui donne : BabarsRiant FA SE

Une adresse web et une vérification de disponibilité du nom, se font automatiquement.

« Etape 5, Entrez vos coordonnées. »

Pour une première utilisation, il suffit de créer un compte.

 

Votre équipe est crée, vous recevez un mail demandant la confirmation de votre adresse mail, et vous arrivez sur cette page qui vous sera si utile dans les jours/mois et qui sait peut-être années à venir.

Je parle de la page de gestion de vos activités (entrainements, matchs etc), celle de la gestion des membres du groupe, ainsi que des différentes autorisations en fonction de ce que vous allez leur attribuer comme « statut » (dirigeant, coachs etc).

Une page permettant de paramétrer le groupe vous propose différentes options, comme le jour d’un e-mail hebdomadaire à l’ensemble du groupe, le logo du groupe, la personnalisation de la description du groupe … La personnalisation passe aussi par le message d’accueil des membres.

 

Ah j’oubliais, une fois votre e-mail confirmé, un nouveau mail automatique arrive dans votre boite et vous propose les principales options de personnalisation évoquées plus haut, ainsi qu’un lien vers une FAQ.

 

Revenons à notre page de groupe, une fois ces différents paramètres choisis, nous allons nous pencher sur la barre de menu horizontal haute de la page.

Nous avons sur la droite de votre nom d’équipe un menu horizontal présentant des options dans des menus verticaux. Je vous laisse le soin d’explorer ces différentes parties et de consulter la FAQ en cas de besoin.

NB, un évènement pour exemple est inscrit dans le calendrier, n’oubliez pas de le supprimer (le lien de suppression est dans la page de l’évènement, en bas), il vous faudra également supprimer dans la liste des membres, les deux membres « pour exemple » qui y sont présents.

 

Pour créer une nouvelle équipe, inutile de se déconnecter, il suffit de passer la souris en haut à gauche sur le nom de l’équipe puis de cliquer sur : yanetrainement.fr

 

Une fois que vous aurez créé les différentes équipes, n’oubliez pas de fusionner vos comptes, afin de vous simplifier la navigation d’un groupe à l’autre.

Fusionner vos comptes vous permettra de naviguer plus vite de l’un à l’autre, cela ne fusionne pas les groupes entre eux.

 

Nous espérons que cette article vous sera utile, et qu’il vous simplifiera la « vie ».

N’hésitez pas à nous faire un retour d’expérience sur ce site, et si vous avez des bons plans à partager, nous sommes preneurs, afin de diffuser l’information.

 

LSA, aka Aubade, aka Chantelle ….

 

[Edit le 08/11/2015 à 10h50]

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *